Hallo zusammen,
wir sind momentan auf der Suche nach einer Lösung, um uns u.a. das Ausdrucken der Rechnungskopien zu ersparen. Erste Idee war einfach über einen PDF-Drucker das ganze auf ein Netzlaufwerk zu speichern - das ja aber leider in dieser Form rechtlich nicht gestattet, da man die Daten unveränderlich speichern muss.
Daher kam relativ schnell die Überlegung auf, ein DMS zu "kaufen" und auch gleich alle anderen Dokumente zu digitalisieren. Leider haben wir diesbezüglich überhaupt keine Ahnung, und ich möchte mich einfach vor den ersten Gesprächen mit Anbietern etwas informieren.
Momentan haben wir alle unsere Daten auf div. Netzlaufwerken gespeichert, drucken Rechnungs- und Lieferscheinkopien aus und heften sie, wie auch die Eingangsrechnungen und Angebote, in Ordnern ab. Diesem täglichen Papierkrieg wollen wir nun allerdings ein Ende setzen und suchen hierfür nach einer geeigneten Lösung.
Hierzu habe ich einige Fragen:
- Wie findet ihr abgelegte Dokumente wieder? Volltextsuche? Aussagekräftiger Dateiname? Manuell vergebene Schlagworte?
- Was passiert mit Eingangsrechnungen? Scannt ihr diese über eine Texterkennung ein? Funktioniert das zuverlässig? Findet man solche eingescannten Dokumente wieder?
- Wie speichert ihr Ausgangsrechnungen ab? Wie ich schon gelesen habe über einen PDF-Drucker und dann ins Archiv, oder über Schnittstellen?
- Wie arbeitet ihr mit Dokumenten aus dem DMS? Bei uns werden z.B. die Ausgangsrechnungen anhand der Lieferscheine überprüft - dies muss ja dann alles über den Bildschirm laufen, mit "angehefteten" Notizen? Können die Mitarbeiter somit produktiv arbeiten?
- Wie lange dauert eine Suche/Volltextsuche?
- Was für ein System setzt ihr ein?
- Wie habt ihr Zugriff auf das DMS? Per Web, SMB, ...?
- In wieweit habt ihr den Emailverkehr mit integriert?
- Ist es Sinnvoll alle Dateien in ein DMS zu speichern?
- Was muss ich sonst noch beachten?
Wie ihr seht haben wir nicht sonderlich viel Ahnung, dafür aber umso mehr Fragen. Ich hoffe nun, dass ihr mir von eurer Erfahrung interessante Ansätze und Lösungen nennt.
Danke,
Grüße Johannes