Gutscheine - Fakturierung Verkaufsauftrag

Hallo zusammen,

Unseren Kunden können von unserem Unternehmen Gutscheine erwerben. Diese sind als Zahlungsmittel für unser Kassenmodukl hinterlegt und können so zur Zahlung von Aufträgen an der Kasse verwendet werden. Im Rahmen des Verkaufsprozesses wird der Gutscheinbetrag mit Hilfe eines Buchblattes auf ein Sachkonto für die Anzahlung durch Gutscheine gebucht.
Zukünftig sollen diese auch über einen Verkaufsauftrag der im Call Center oder auch im Webshop entsteht einzulösen sein. Fraglich ist hier aus meiner Sicht, wie die Fakturierung und Rechnungsstellung funktionieren müsste. Eine Berücksichtigung über die Auftragszeilen (etwa als Ressource) ist faktisch nicht möglich, da hier stets ein Mehrwertsteuersatz zu Grunde liegen muss. Dieser ist aufgrund möglicher Verkäufe ins Ausland einhergehend mit Übertragbarkeit aber so nicht abzubilden. Auf der Rechnung müsste ebenfalls der Gesamtrechnungsbetrag und der Vorauszahlungsbetrag erscheinen, der sich aus dem Gesamtrechnungsbetrag abzüglich des Gutscheinanteils ergibt.
Wo packt man so etwas am besten hin? Gibts es jemanden, der in diesem Bereich bereits Erfahrungen sammeln konnte?

Viele Grüße, Jens

Eine Ausstellung (Verkauf) eines Gutscheins stellt eine Verbindlichkeit dar, die bis zur Einlösung des Gutscheins besteht.

Aus Zahlungsmittelsicht ist ein Gutscheinverkauf die Umwandlung eines allgemeingültigen Zahlungsmittels in eines, das nur im ausstellenden Unternehmen gilt. Wenn ein Kunde den Gutschein einlöst und den Rest mit Bar/Kreditkarte/Überweisung... bezahlt, wird der der Fakturierung entstehende OP mit zwei Teilzahlungen geschlossen. Das wäre die sauberste Lösung. Wenn man den Gutschein aber schon vor dem Verbuchen der Rechnung als Abzugsbetrag ausweisen will, kann man den in einer separaten Tabelle speichern die dann bei der Faktura den ersten Teilzahlungbetrag "spendet". Anlehnen kann man das an die Funktion aus dem Standard, dass ein vorhandenes Gegenkonto, welches man bei der Zahlungsform eintragen kann, den ganzen OP schließt, indem man dann stattdessen nur den Gutscheinbetrag aus der Tabelle abgreift und gegen den OP verbucht. Dann bleibt der zu zahlende Restbetrag übrig.

Ein Erfassen der Einlösung innerhalb der Auftragszeilen ist möglich, verfälscht aber die Auftragsstatistik etwas weil sich dadurch der Auftragswert mindert. Wenn mit negativer Menge und einem steuerfreien Gutscheinartikel mit Seriennummerpflicht (= Gutscheinnummer) gearbeitet wird, kann man dann auch Doppeleinlösungen prüfen. Über eigene Produktbuchungsgruppen und entsprechende Schlüsselungen in der Buchungsmatrix kann man hier auch gleich die richtigen Fibukonten ansprechen. Das wäre auch eine Methode um Coupons (also Gutscheine, die nicht verkauft sondern über Newsletter,Werbung, Printmedien etc. ggf. ohne Seriennummerpflicht unter das Volk gestreut werden) zu buchen. Die können dann in der Fibu als Erlösschmälerung erfasst werden oder mit anderen Unternehmen abgerechnet werden, wenn die von dort gestreut wurden (Restaurantgutscheine o.ä.).

Die Fibubuchung bei der Einlösung von verkauften Gutscheinen muss natürlich in beiden Fällen stattfinden, damit die Verbindlichkeit wieder abgebaut wird.

Hallo Kai,

Danke für deine Antwort. Das Prinzip verstehe ich. Der in Absatz 1 geschilderte Fall wird mit Hilfe eines in NAV integrierten Kassenmoduls bereits so abgebildet. D.h. die Kassierung von offenen Teilbeträgen nach teilweisem Ausgleich des OP über das Zahlungsmittel Gutschein funktioniert wie von Dir geschildert.

Interessant ist der im 2ten Absatz geschilderte Fall, da Aufträge auch über den Webshop oder den Callcenter aufgenommen werden und eine Teilzahlung mit Hilfe eines Gutscheins erfolgen können soll. Dabei sind prinzipiell alle von dir genannten Gutscheinarten relevant. Der finanzbuchhalterische Unterschied hinsichtlich der Verbindlichkeiten und Erlösschmälerungen der einzelnen Gutscheinarten ist ebenfalls klar.

Auch der Fakt, dass bei Einlösung eines Gutscheins mit negativer Menge gearbeitet werden muss ist logisch. Du schreibst, dass ein steuerfreier Gutscheinartikel mit Seriennummernpflicht existieren müsste. Hier trennt sich dann die Spreu vom Weizen. Da der Gutschein eine frei wählbare Stückelung aufweisen soll kann ich faktisch keine Artikel anlegen, da ich nicht jeden x-beliebigen Gutscheinbetrag im Artikelstamm abbilden kann. Daher kam die Idee, dies über eine Ressource abzubilden. Weierthin ist eine Ressource meines Wissen nach ebenfalls nicht steuerpflichtig. Der Gedanke an eine Abbildung von Gutscheinen als Artikel macht mir ebenfalls in sofern Sorgen, als dass diese bestandsgeführt sind.

Hinsichtlich der Rechnungslegung ist ebenfalls fraglich, wie ich die einzelnen Positionen ausweisen kann. Ein Beispiel:

Code:

Zeilennr.            Position                Artikelnummer              VK brutto               Mwst.            VK netto

10000                Artikel 1               A1003560                      1000,-                190,-             810,-
20000                Gutschein               GS900100                      -100,-                                 -100,-

In der Folge würde die Rechnung nach Fakturierung einen Betrag von 900,- Euro bei 190,- Euro Mwst. ausweisen. Da der Artikel jedoch 1000,- kostet sollte - auch für spätere Anspruchsregelungen inkl. Gutschriften - rechnerisch richtige 1000,- mit 190,- Mwst. ausgewiesen werden.

Muss ich die Gutscheine für eine saubere Lösung definitv im Artikelstamm abbilden? Gibt es aus deiner Sicht eine Möglichkeit das Problem der frei wählbaren Beträge zu umschiffen (mit Hilfe von Ressourcen)? Wie kann die Rechnungslegung korrekt gestaltet werden?


Viele Grüße, Jens

Solange die Gutscheine als Artikel ohne Lagerwert geführt werden, dient die Bestandsführung lediglich der Zirkulationsstatistik der Gutscheine und ist eher nützlich als störend. Bei Gutscheinen braucht man zwar keine Inventur zu machen, aber bei Klärung von Kassendifferenzen ist es hilfreich, auf solche Daten zurückgreifen zu können.

In der Folge würde die Rechnung nach Fakturierung einen Betrag von 900,- Euro bei 190,- Euro Mwst. ausweisen. Da der Artikel jedoch 1000,- kostet sollte - auch für spätere Anspruchsregelungen inkl. Gutschriften - rechnerisch richtige 1000,- mit 190,- Mwst. ausgewiesen werden.

Das ist bei Rechnungen mit gemischten Steuersätzen normal. Wenn der zweite Artikel ein Gebrauchtgerät mit Differenzbesteuerung wäre, hätte man genau den gleichen Effekt.

Wenn man die trotz der Nachteile nicht als Zahlungsmittel verarbeiten kann und das Kassensystem das hergibt, kann man die natürlich auch als Ressourcen buchen (ob die steuerpflichtig sind oder nicht hängt von der MWST-Buchungsgruppe ab), aber Vorteile sehe ich darin keine. Wichtiger als Artikel oder Ressourcen ist ohnehin eine "wasserdichte" rückwirkende Erfassung aller bereits kursierenden Gutscheine damit jeder wirklich auch nur einmal eingelöst wird. Außerdem müssen bei Stornos von Belegen mit Gutscheinen die eingelösten wieder aktiviert oder neue Gutscheine für den Kunden erzeugt werden.
Damit eine Einlösung von verkauften Gutscheinen innerhalb der Auftragszeilen keinen negativen Umsatz produziert müssen, die Geschäfts-/Produktbuchungsgruppen so geschlüsselt werden, dass keine Erlöskonten angesprochen werden.