[Gelöst]Kontakte synchronisieren - gute FAQ?

[bryce2071]

Hallo

kennt jemand eine gute FAQ / Anleitung, bei der wirklich SEHR gut erklärt ist, wie das mit der Synchronisierung von Kontakten funktioniert?

Es ist ja Exchange, CRM und Outlook beteiligt.
Ich kann Einstellungen unter den Optionen, Reiter: Synchronisierung --> "MS Dyn.CRM-Elemente mit meinen Outlook-Standardordnern synchronisieren" --> "Kontakte", sowie unter "Lokale Daten" machen.
Aber bezieht sich das dann nur auf Outlook und CRM?
Was spielt dann Exchange für eine Rolle?

Ich habe immer wieder doppelte oder drei- oder vierfache Kontakte. Das verstehe ich nicht.
Warum bekomme ich nicht alle CRM-Kontakte in Outlook angezeigt, die mir gehören? Manche sind da, manche nicht.
An den Lokalen Daten (die dafür glaube ich zuständig sind) habe ich nichts geändert.

Was macht Exchange genau?

Gibt es hier eine ausführliche Erklärung irgendwo im Netz?

Danke, Gruss Pit

Zuletzt geändert von bryce2071 am 10. Februar 2011 15:44, insgesamt 1-mal geändert.

Hallo Pit,

so eine Anleitung suche ich schon lange, habe aber bis jetzt leider keine gefunden.

Ich versuche einfach mal, deine Fragen zu beantworten.
An der Synchronisation der Kontakte sind nur der Outlook Client und das CRM beteiligt, der Exchange Server hat damit überhaupt nichts zu tun. Dein Outlook kann ja auch ohne Exchange Server, z.B. nur mit einem POP3 Server verbunden sein.

Unter dem Reiter Synchronisieren legst du erst einmal fest, ober dieser Client, an dem du dich gerade befindest, Daten mit dem CRM synchronisiert oder nicht. Ist dort kein Haken bei Kontakte, synchronisiert dieser Client keine Kontakte zwischen CRM und Outlook.

Unter den lokalen Daten definierst du, welche Daten zwischen dem CRM und Outlook synchronisiert werden sollen. Im Falle der Kontakte sind das im Standard nur die Kontakte, von denen du der Besitzer bist. Das kannst du aber dort verändern, um auch andere Kontakte zwischen CRM und Outlook abzugleichen. Die Synchronisation erkennt nicht, wenn bereits ein Kontakt aus dem CRM in deinem lokalen Outlook vorhanden ist und wird in Outlook immer eine Kopie erstellen. Ab diesem Zeitpunkt ist die Kopie in Outlook mit dem CRM Kontakt verbunden und diese beiden Datensätze gleichen sich ab. Egal, wo du die Änderung vornimmst, nach der Synchronisation ist sie auch auf dem anderen System.

Outlook Kontakte werden nicht automatisch mit dem CRM abgeglichen, sondern du must im Outlook Kontakt die Schaltfläche zum Zuordnen des Kontaktes in das CRM betätigen. Dabei kannst du dann auch festlegen, ob ein neuer Kontakt im CRM angelegt werden soll, oder ein bereits vorhandene zugeordnet wird.

Das war erst einmal ein grober Überblick, ich hoffe, er hilft dir ein bisschen weiter, die Logik der Synchronisation zu verstehen.

Hallo, ich bin neu hier und versuche passend zu diesem Thema eine ergänzende Frage zu stellen.
Wir arbeiten auch mit dem Outlookclient und die Synchronisation von Kontakten aus Outlook in CRM 2011 funktioniert sehr gut.

Wir stellen uns jetzt aber die Frage, dass wenn ich nicht "der Besitzer" eines Kontaktes (innerhalb CRM) bin und dort ein CRM Kontakteintrag für mich dennoch "interessant" für mein Outlook wäre, wie ich diesen Kontakt von CRM in mein Outlookadressbuch / Outlookdatei einbinden (downloaden) kann.

Ist das generell den möglich? Der Vorteil an dieser Sache ist natürlich, dass ich über den Exchange Server den Abgleich aller meiner Outlookkontakte auch auf meinem Handy mobil dabei habe.
Falls Besitzer X seinen Kontakt ändert, ich diese Änderung nach der Synchronisation dann natürlich auch in Outlook und CRM hätte.

Viele Grüße und schöne Ostern.

Boris

Das ist dann vermutlich eher ein CRM2011-Thema (hier ist ja die 4.xx Sektion).

Aber zu deiner Frage:
Sicherlich gibt es diverse Möglichkeiten, je nachdem, wie die individuellen Anforderungen sind - wir haben das folgendermaßen gelöst:
- Im CRM eine N:N-Verknüpfung "Sync-Partner" zwischen Kontakten und Benutzern erstellt.
- Im Outlook einen neuen Outlook-Filter erstellt, der die Kontakte synchronisiert, bei denen Sync-Partner = aktueller Benutzer ist.
- Dann kann sich im CRM jeder Nutzer bei beliebigen Kontakten als Sync-Partner "eintragen" und synchronisiert sich diese dann ins Outlook.

Viele Grüße und schöne Feiertage,
Felix