Verständnisfrage zu Emails in Warteschlange

Ich habe mich bisher mit der Warteschlange noch nicht wirklich beschäftigt. Habe die Grundlagen dazu gelesen, aber bisher nicht in der Praxis angewendet. Für den - bisher begrenzten - Kreis der CRM-Nutzer (nur Vertrieb) sehe ich noch keine Verwendung, Serviceanfragen sind zu selten im Unternehmen bisher. Aber dennoch möchte ich dieses Tool gerne für die Zukunft verstehen.

Auf jeden Fall wurden bisher keine Warteschlangen von mir erstellt und trotzdem befinden sich Emails in den Ordnern "Zugewiesen" und "In Bearbeitung. Häufig sind es interne Emails von der gleichen Internet-Domäne von Nicht-CRM-Nutzern, die sich da hineinkopieren, aber nicht ausschließlich. Auch Emails von Kunden, deren Email-Account im System erfasst ist, befinden sich darunter. Meine Frage ist nun, wie sind die da reingekommen? Nachdem was ich mir theoretisch erarbeitet habe, hätte ich dafür nicht erst eine Warteschlangenregel erstellen müssen? Was übersehe ich da wohl in meinen Einstellungen, um dies zukünftig zu vermeiden? Verbindlichsten Dank für Wortmeldungen...

Hallo,

damit E-Mail in den Eingangswarteschlangen landen, musst du keine Regeln erstellen, es reicht aus, eine E-Mail an die entsprechende Warteschlange zu schicken.

Eine E-Mail landet automatisch als Verweis unter zugewiesen, wenn ein Mitarbeiter eine E-Mail einen anderen Mitarbeiter zuweist, egal, ob ihr mit Warteschlangen arbeitet oder nicht.

In den Warteschlangen werden nur Verweise auf die E-Mails hinterlegt, ihr könnt also diese Verweise beruhigt löschen, die E-Mails sind nicht davon betroffen.

Erst einmal danke für die schnelle Antwort. Das Löschen der Verweise ist gefahrlos, das hatte ich schon mitgekriegt, aber ich bin halt ein penibler Mensch, der immer gerne alles aufgeräumt wissen will...

Aber nochmal zum Verständnis, ein großer Teil der Emails erklären sich durch geänderte Zuweisungen. Verstehe ich nun. Abgehakt.

Aber insbesondere die internen Mails beschäftigen mich noch und führen mich zu einem weiteren Verständnisdefizit meinerseits. Rundmails innerhalb der Firma, welche von einem Nicht-CRM-User geschrieben wurden, werden oft - aber nicht immer - automatisiert nachverfolgt (sichtbar durch das CRM Symbol in Outlook), verfügen aber über keinen angezeigten CRM-Bezug zu einem Datenobjekt. Weshalb manche nachverfolgt werden und manche nicht, dies habe ich immer noch nicht nachvollziehen können.

Welche der Einstellungen in den Optionen sorgt dafür, dass diese Mails nachverfolgt werden? Werden diese Mails nachverfolgt, weil sie in der Warteschlange eingetragen wurden? Warum? Evtl. weil mehrere CRM-User diese Mail bekamen und nun keine eindeutige Zuweisung erfolgt? Meine für mich eigene plausible Erklärung beginnt damit, dass bei einem CRM-User die Option "Eingehende Mails in Outlook prüfen ob Email als CRM Datensatz verknüpft werden soll" gesetzt ist. Dann steht da noch was von "Nachrichten mit Verwaltung von IRM Rechten", aber diese wurde in unserer Firma noch nie installiert, laut Admin. Aber dann hört mein Erklärungsansatz schon wieder auf...

Warum hat sich also solch eine Rundmail mit CRM verknüpft? Wer mir hierzu etwas erleuchtendes erzählen kann, um meine Neugier zu lindern, bekommt einen Eintrag in mein imaginäres Fleißheftchen...

Hallo,

es gibt verschiedene Einstellungen, die sich auf das automatische Nachverfogen von E-Mails im CRM beziehen.

Zum einen kann der Benutzer in seinen Optionen einsellen, das E-Mails, die in seinem Posteingang eingehen, automatisch im CRM nachverfolgt werden sollen.

Dann kann der Administrator den E-Mail Router so einstellen, das er automatisch E-Mails aus dem Mailserver abholt und verteilt, und schließlich kann der Administrator noch eine Regel in die Outlook Clients implementieren, das die E-Mails automatisch nachverfolgt werden.