[Gelöst] Allgemeine Firmen E-Mail ablegen nach "bearbeitet"

Wir haben natürlich wie jeder auch eine "Firmen E-Mail" Adresse info@MeinFirma.de

E-Mails, welche hier landen, werden natürlich keinem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet. Jeder hat dort Zugriff und kann die E-Mail beantworten. Bisher wird so eine E-Mail beantwortet oder nur gelesen und dann auf dem Exchange Server in ein "bearbeitet"-Ordner verschoben.

Wenn sich ein Mitarbeiter so eine E-Mail sich selbst zuweist und bearbeitet, wie finden dann andere Mitarbeiter diese E-Mail nochmal, bzw. den entsprechenden Vorgang, wenn die E-Mail keinem Kontakt zugeordnet wird.

Beispiel: Einladung zu der Weihnachtsfeier - ein Mitarbeiter liest diese E-Mail - fertig. (Antworten braucht er ja nicht).
1.
Jetzt müssen die andere Mitarbeiter sehen, dass diese E-Mail schon "gelesen" wurde, sonst müssen ja alle die Einladung lesen.
2.
Jeder Mitarbeiter muß trotzdem die Möglichkeit haben die E-Mail wieder zu finden, wenn der Einladende anruft und fragt ob die Einladung angekommen ist.

Wie wird sowas organisiert.

Zuletzt geändert von Torsten.E am 18. November 2009 11:23, insgesamt 1-mal geändert.

Hallo Thorsten,

wenn ich dich richtig verstehe, möchtest du EMails an z.B. info@.... durch mehrere Mitarbeiter bearbeiten lassen.
Das wird im CRM über die Warteschlangen geregelt. Du kannst einer Warteschlange diese EMail Adresse zuordnen. In der Warteschlange sagt der Benutzer dann, ich bearbeite diese EMail (oder ein andere sagt das für ihn und gibt ihm damit diese Aufgabe ). Durch dieses zuweisen wird die EMail aus der öffentlichen Warteschlange entfernt und in die private Warteschlage des Benutzers verschoben. Der Mitarbeiter liest diese EMail dann und sollte einen Bezug zur Firma herstellen, die diese Weihnachtseinladung verschickt hat. Dadurch können die anderen Mitarbeiter in der Firma sehen, das diese EMail angekommen ist.

Fertig

Sowas habe ich mir schon gedacht, weist Du dann auch wieviel Firmen ich anlegen muß, nur weil diese mir mal eine E-Mail senden. Manchmal möchte man ja eine E-Mail einfach nur aufheben, aber nicht "privat" sondern "öffentlich".

Das einzige was mir im Augenblick einfällt. Eine eigene Entität erstellen z.B. "E-Mail Archive". Und dann entsprechend "Archive" anlegen und die Einadungen dann in Bezug auf diese Archive setzen.
(fragt sich dann was die automatische Zuordnung dann daraus macht wenn später wieder E-Mails kommen).

Hallo Thorsten,

wenn euch die Firmen nicht interessieren (ihr habt sie ja nicht im CRM), warum dann die EMails aufbewahren?

Ich bin immer der Meinung, und das vertrete ich auch so in den Projekten, das wenn eine EMail der Firma X so wichtig ist, das ich die Information der EMail im CRM haben muss, dann ist auch die Firma so wichtig, das sie im CRM angelegt werden muss, egal wie viele Firmen das dann betrifft.

Aber das ist natürlich ansichtssache

So kann man es auch sehen.

Wir versuchen uns ja zurecht zu finden, sind uns aber über einige Einstellungen halt noch nicht einige.
z.B. "senden an nichtaufgelöste E-Mail Adressen" zulassen.

Wenn ich es zulasse, dann verleite ich natürlich die Mitarbeiter dazu, dass die die Kontakte/Firmen nicht pflegen.
Auf der anderen Seite, erhalten wir z.B. eine Anfrage von einem Kunden, der nur eine E-Mail Antwort bekommt,
dann war's das. Da kann ich nicht verlangen, dass jedes mal ein Kontakt angelegt wird.

Was ist jetzt der "goldene Weg"

Hallo Thorsten,

das kann man allgemein nicht beantworten. Ihr müsst euch einfach überlegen, was wollen wir mit dem CRM erreichen, welche Daten wollen wir dauerhaft speichern, welche Auswertungen, Analysen wollen wir jetzt und auch in naher Zukunft durchführen.

Oh mann, das ist wie Schlamm-catchen, da ist das Ende auch offen *fg*

Frag ich mal anders herum:

Gibt es aus Deiner (über 160 Installationen laufenden)-Erfahrung eine Art "Standardeinstellung" die sich bis auf wenige Ausnahmen (welche natürlich die Regel bestätigen) bewährt hat

Hallo Thorsten,

vielen Dank für die Blumen

Wie ich weiter oben schon gesagt habe, ich würde immer alles im CRM erfassen, auch wenn es erst einmal ein bisschen mehr Arbeit ist.

Wenn ihr nicht alle Daten der Firmen ausfüllen wollt, weil es einfach zu viele sind und zu lange dauert, dann erfasst doch nur die wichtigen Felder, z.B. Firmenname, EMail Adresse, fertig.

Eventuell hilft euch auch eine Schnellerfassung für Firmen weiter, wie sie hier beschrieben ist:
http://www.stunnware.com/crm2/data/JS23.htm