Nachverfolgung nach Import beim Outlook-Plugin für CRM

Hallo liebe Community,

ich habe folgendes Problem mit dem Outlook Plugin für MS CRM 2011:

Unser Vertrieb möchte aus dem Outlook seine Bestandskontakte über die Import-Funktion des Plugins ins CRM schieben. Das funktioniert auch wunderbar, es werden entsprechende Kontakte und Firmen angelegt. Allerdings besteht dann das Problem dass die importierten Kontakte nicht mit dem Outlook verknüpft sind wie es per "Nachverfolgen" der Fall wäre. Änderungen an den Datensätzen werden auch nicht entsprechend synchronisiert.

Wenn ich die Kontakte nicht über den Import hinzufüge, sondern direkt über "Nachverfolgen", sind die Datensätze zwar verknüft, allerdings erstellt er dann nur Kontakte, aber keine Firmen. Außerdem ist das manuelle Nachverfolgen von knapp 2000 Kontakten sehr langwierig.

Hab ich evtl. einen Fehler gemacht oder eine Einstellung übersehen?
Hab gegoogelt und alles mehrfach durchgespielt, finde aber keine Möglichkeit.

Danke schonmal,
Marc

Hallo Marc,

wenn die Daten in das CRM System importiert werden kann dieses ja nicht wissen, das diese Kontakte bei einem Benutzer in Outlook stehen.
Welche Datensätze zwischen CRM und Outlook synchronisiert werden, legst du in der Konfiguration des jeweiligen Clients fest. Standard ist, das nur die Kontakte synchronisiert werden, von denen der Benutzer auch der Besitzer ist.

Hallo Michael,

danke für die schnelle Antwort.

wenn die Daten in das CRM System importiert werden kann dieses ja nicht wissen, das diese Kontakte bei einem Benutzer in Outlook stehen.

Genau aus diesem Grund wollte ich ja die Import-Funktion des Outlook-Plugins nutzen, damit eben der Bezug mit übernommen wird. Ich dachte Outlook wäre so schlau.

Die normale Syncronisation habe ich auch schon versucht, allerdings synct er mir nur Kontakt INS Outlook aus dem CRM. Kontakte im Outlook, die nicht im CRM angelegt sind, werden nicht erstellt. In diesem Fall müsste ich dann im Outlook jeden Kontakt einzeln öffnen und auf "Nachverfolgen" klicken. Dann erstellt er auch nur den Kontakt, aber nicht die zugehörige Firma, obwohl die Firmendaten ebenfalls im Outlook-Kontakt gepflegt sind.

Kann auch sein dass ich hier auf dem Holzweg bin oder mein Problem nicht verständlich ausdrücke. Wenn es hilft kann ich auch gerne Screenshots ziehen um es besser zu erläutern.

Gruß,
Marc

Hallo,

Genau aus diesem Grund wollte ich ja die Import-Funktion des Outlook-Plugins nutzen, damit eben der Bezug mit übernommen wird. Ich dachte Outlook wäre so schlau.

Ob du den Import aus den Outlook Client startest oder aus dem Web-Client ist egal, es wird die gleiche Funktion im CRM aufgerufen und die kennt das Outlook des Benutzers nicht.

Die normale Syncronisation habe ich auch schon versucht, allerdings synct er mir nur Kontakt INS Outlook aus dem CRM. Kontakte im Outlook, die nicht im CRM angelegt sind, werden nicht erstellt. In diesem Fall müsste ich dann im Outlook jeden Kontakt einzeln öffnen und auf "Nachverfolgen" klicken. Dann erstellt er auch nur den Kontakt, aber nicht die zugehörige Firma, obwohl die Firmendaten ebenfalls im Outlook-Kontakt gepflegt sind.

Stimmt, das ist by design.

Kann auch sein dass ich hier auf dem Holzweg bin oder mein Problem nicht verständlich ausdrücke.

Dein Problem hast du schon richtig erklärt, es gibt im Standard nur keine Lösung dafür, da musst du schon etwas tiefer ins CRM eingreifen und eine entsprechende Routine programmieren.

Ein kleiner Hinweis. Wenn du Datensätze importiert wird immer derjenige der Besitzer der Datensätze, der den Import durchführt. Wenn du also den Import unter dem jeweiligen Benutzer ausführst wird dieser automatisch der Besitzer der Datensätze und diese werden dann auch automatisch mit dem CRM synchronisiert.