Outlook Filter: Nicht Standard Filter sind doch Standard?

Hallo,

bei uns haben wir die Synchronisations Filter so eingerichtet, dass nur diejenigen Kontakte synchronisiert werden, die mit dem aktuellen Nutzer über eine Verbindung verknüpft sind.

Dazu sind wir wie folgt vorgegangen:

• Erstellen eines neuen Filtertemplates 'Meine verbundene Kontakte'
• Setzen des Default-Flags des neuen Templates auf 'true
• Setzen des Default-Flags des im Standard bestehenden Filtertemplates 'Meine Outlook Kontakte' auf 'false'

Bislang hat es so funktioniert, wie wir es uns vorgestellt haben. Als wir Live gegangen sind haben alle Nutzer nur unseren Filter ('Meine verbundenen Kontakte') bekommen und nicht den im Standard verfügbaren ('Meine Outlook Kontakte').
Seit einem der letzten Updates hat ein Großteil der Anwender (wenn nicht sogar alle) sämtliche Filter der bestehenden Filtertemplates zugewiesen bekommen, egal ob sie das Default-Flag auf true gesetzt haben oder nicht. Wenn ich in Outlook bei den Filter auf 'Datenfilter zurücksetzen' klicke bekomme ich auch nur die von uns gewollten Filter zugewiesen.

Das Problem was wir jetzt haben ist, dass für einige Nutzer bis zu 100 Datensätze nach Outlook synchronisiert wurden, die er/sie nicht haben wollte.

So jetzt meine Fragen:

• Gibt es eine Möglichkeit die Filter für alle Nutzer zu reseten?
• Wie kann man die falsch synchronisierten Kontakte aus der Kontaktliste wieder entfernen? Ohne dass der Nutzer das für alle einzeln machen muss.
• Hätten wir das irgendwie verhindern können? Bzw. war irgendwo nachzulesen, dass dies passieren würde?

Ich hoffe es ist einigermaßen klar geworden, was sich sagen wollte.

Gruß
Marvin

Hallo Marvin,

Gibt es eine Möglichkeit die Filter für alle Nutzer zu reseten?

da es sich bei den Filter Templates nicht um eine Standard CRM Funktion handelt wirst du dich wohl mit dem Hersteller dieser Lösung in Verbindung setzen müssen.

Wie kann man die falsch synchronisierten Kontakte aus der Kontaktliste wieder entfernen? Ohne dass der Nutzer das für alle einzeln machen muss.

Woran kannst du erkennen, welche Kontakte falsch sind? Es gibt in Outlook keine Abfrage die dir sagt, welche Kontakte nicht mehr der aktuellen Filtereinstellung entsprechen.
Du kannst dir allerdings anzeigen lassen, welche Kontakte mit CRM Synchronisiert wurden und diese dann manuell aufräumen

Hätten wir das irgendwie verhindern können? Bzw. war irgendwo nachzulesen, dass dies passieren würde?

Auch hier wieder der Hinweis auf den Hersteller der Funktion. die können dir da nur weiterhelfen.

Hallo,

die Software zum Verwalten der Filter haben wir selbst entwickelt.

Gibt es eine Möglichkeit die Filter für alle Nutzer zu reseten?

Ich habe inzwischen noch ein wenig geforscht und musste wohl oder übel feststellen, dass es weder über die Oberfläche noch über Methoden, die das SDK bereitstellt, möglich ist die Filter für alle Nutzer zurückzusetzen.
Jeder Nutzer kann die eigenen Filter selbst zurücksetzen (In Outlook 'Datei' -> 'CRM' -> 'Synchronisieren' -> 'Outlook Filter' im erscheinenden Fenster 'Weitere Aktionen' -> 'Datenfilter zurücksetzen')

Für die Entwickler unter uns:
Es gibt zwar die Klasse 'ResetUserFiltersRequest', allerdings setzt diese nur die Offline Filter des ausführenden Benutzers zurück.

Woran kannst du erkennen, welche Kontakte falsch sind? Es gibt in Outlook keine Abfrage die dir sagt, welche Kontakte nicht mehr der aktuellen Filtereinstellung entsprechen.
Du kannst dir allerdings anzeigen lassen, welche Kontakte mit CRM Synchronisiert wurden und diese dann manuell aufräumen.

Das habe ich auch festgestellt. Man kann allerdings unterscheiden, ob ein Kontakt aktuell synchronisiert wird (wird durch einen Filter erfasst), schon einmal synchronisiert wurde (wird aktuell nicht durch einen Filter erfasst) oder ob er nur im Outlook existiert. Dazu geht ihr auf die Kontakte, wechselt auf die Listenansicht, Rechtsklick auf die Kopfzeile -> 'Feldauswahl', nun müsst ihr ein neues Feld mit dem Namen 'crmLinkState' und dem Typ 'Nummer' hinzufügen. Dieses neue Feld könnt ihr jetzt in die Kopfzeile ziehen.
Folgende Werte sind möglich:

• Wert '2': Kontakt wird aktuell synchronisiert; wird vom Filter erfasst
• Wert '0': Kontakte wurde schon mal synchronisiert; wird aktuell nicht vom Filter erfasst
• Wert leer: Kontakt existiert nur in Outlook; wurde noch nie durch einen Filter synchronisiert

Wenn man nun alle Kontakte mit einer '0' entfernt, sind nur noch diejenigen Kontakte aktiv, die der Nutzer selbst in Outlook angelegt hat und die von den aktuellen Filtern erfasst werden.