Negative Rechnungen buchen und OPPlus

Hallo Zusammen,

bevor ich an unseren Partner herantrete, möchte ich gern von Euren Erfahrungen profitieren.

Wir sind dabei die Anforderungen im Verkauf zusammenzustellen.
Jetzt kann sich aufgrund von Rücknahmen im Auftrag ergeben, dass ein Auftrag einen negativen Gesamtbetrag erhält.
Dies ist im voraus bzw. bei der Auftragserfassung und beim Lieferschein erstellen, nicht abzusehen, da es in Rückgaben vom Kunden begründet ist und sollte daher so verbucht werden können.

Aufgrund meiner Erfahrungen (war früher auch beim Partner aktiv) weiß ich, dass es ein recht geringer Aufwand ist, die Prüfung zu ändern, so dass solche negative Rechnungen gebucht werden können.

Was ich jetzt nicht weiß:
Wie schaut das dann danach im Zusammenspiel mit OPPlus - Zahlungsverkehr aus - Macht das da dann Probleme ?

vielen Dank & Grüsse

Frage: warum negative Rechnungen, wenn NAV, auch Version 2016, sauber mit Gutschriften und VK-Reklamationen als eigene, zu erfassende Belege arbeitet? Man kann in der erfassten Gutschrift oder VK-Reklamation sich explizit auf gebuchte Rechnungen oder Lieferscheine beziehen. Du kannst auch eine VK-Gutschrift dazu nehmen, um mehrere Rechnungen "gegenzurechnen". Es ist IMHO nicht nötig, eine Rechnung mit negativen EUR-Beträgen zu erstellen. Ich glaube auch nicht, dass ein Betriebsprüfer das gut findet.

Wie man mit VK-Gutschriften und VK-Reklamationen arbeitet, kann dir dein Partner erklären. Ansonsten kannst du mich per PM hier kontaktieren. Ich habe gerade NAV 2016 aufm Laptop zur Verfügung.

warum negative Rechnungen

Weil die Anwender zu faul sind

Da kommt ein Kunde an die Theke im Baumarkt und sagt:

"ich hab vorhin bei euch den 22er Schlüssel gekauft, der passt nicht, ich brauche einen 24er."

Dann wird ein Auftrag erfasst, mit zwei Zeilen:
1. 22er- Schlüssel mit Menge -1
2. 24er- Schlüssel mit Menge 1
die Differenz wird berechnet

Das geht ganz schnell und tut was es soll.

Die Anwender vor Ort machen dann keinen neuen Auftrag und eine Reklamation und rechnen dann hinterher noch mit dem Taschenrechner Differenz zwischen Rechnung und Gutschrift aus, damit sie herausbekommen, was der Kunde noch zu zahlen hat, oder er herausbekommt.

Gruß Fiddi

warum negative Rechnungen

Weil die Anwender zu faul sind

Da kommt ein Kunde an die Theke im Baumarkt und sagt:

"ich hab vorhin bei euch den 22er Schlüssel gekauft, der passt nicht, ich brauche einen 24er."

Dann ist evtl. NAV als ERP überdimensioniert und DateV oder Lexware tun es auch, wenn so gearbeitet wird?
Oder man hat ein Addon für NAV, welches dieses schnelle Erfassen ermöglicht.

Ich hab schon mal einen Buchhalter sagen hören, dass ihm NAV nicht gefällt, weil er im Gegensatz zu DateV nicht mit der einen Hand die Rechnungen umblättern und mit der anderen blind tippen kann.

Ein normaler Renault Clio ist in jede kleine Parklücke unterzubringen. Ein Audi A6 hat dagegen gewisse Abmessungen, braucht mehr Platz, ist aber auf der Autobahn schneller als der normale Clio.

NAV und schnell war mal. Vor 10 Jahren. Seitdem gibt es RTC, und irgendwann nur noch Browser.

Du kannst keine negative Rechnung buchen. Das wäre dann eine Gutschrift.
Du müsstest vor dem Buchen den Beleg in eine Gutschrift kopieren. Das über die Funktion "Beleg kopieren" von Hand zu machen ist in der Praxis aber unter Umständen doch recht aufwendig.
Hier kann dir aber bestimmt dein Partner den Prozess automatisieren.

Ich hab schon mal einen Buchhalter sagen hören, dass ihm NAV nicht gefällt, weil er im Gegensatz zu DateV nicht mit der einen Hand die Rechnungen umblättern und mit der anderen blind tippen kann.

Das hast nicht nur du gehört. Das bekommt jeder zu hören, der einem erfahrenen Buchalter NAV beibringen soll.

Das hat nichts mit überdimensioniert oder nicht zu tun.

NAV erlaubt es einem Buchhalter nicht wirklich schnell und effizient zu arbeiten. Wer täglich zig Belege manuell kontiern und in Buchblättern erfassen muss, wird sich so eine Funktion wünschen bzw. zwingend voraussetzen. Software, die auf Buchhaltungszwecke abgestimmt ist, ist so programmiert, dass der Buchhalter genauso arbeiten kann wie du es beschreibst, inklusive der wichtigsten Funktionen, die ebenfalls auf dem Nummernblock '/+-*' abgelegt werden.

Jedes Handwerk hat normalerweise sein spezielles Werkzeug mit dem es seine Aufgaben effizient erledigen kann.

Was wir versuchen, ist jeden Anwender mit einem 1Kg Schlosserhammer glücklich zu machen. Unsere Aufgabe ist es diesen Hammer für die Anwender so zurecht zu feilen oder etwas dran zu schweißen, damit sie damit vernünftig arbeiten können.

Wenn es also sinnvoll ist, das man in einem Auftrag sowohl Ware verkaufen als auch zurücknehmen kann, weil es täglich mehrfach vorkommt, und nichts anderes dagegen spricht (Logistik, Zahlungsverkehr) dann sollten wir das ermöglichen.

Gruß Fiddi

Du kannst keine negative Rechnung buchen. Das wäre dann eine Gutschrift.

Das mag im Standard so sein, ist aber wie gr_ab schon schrieb, kein Hexenwerk NAV das Gegenteil beizubringen.

NAV ist es, soweit ich weiß, ziemlich egal ob eine Beleg eine Gutschrift ist oder eine Rechnung, verglichen/gefiltert werden nur die Vorzeichen (Positive).

Gruß Fiddi

Du kannst keine negative Rechnung buchen. Das wäre dann eine Gutschrift.

Das mag im Standard so sein, ist aber wie gr_ab schon schrieb, kein Hexenwerk NAV das Gegenteil beizubringen.
NAV ist es, soweit ich weiß, ziemlich egal ob eine Beleg eine Gutschrift ist oder eine Rechnung, verglichen/gefiltert werden nur die Vorzeichen (Positive).
Gruß Fiddi

Klar. Ist nur die Frage, wie man es umsetzt. Zumal du bei Cloud keine andere Möglichkeit hast.

Ich habe genug Systeme gesehen, bei denen durch solche Änderungen ein Update oder Upgrade am Ende fast unmöglich war.
Oder es, jetzt mal auf das Beispiel bezogen im Auftrag zwar funktioniert, dann aber später bei Mahnung, OPplus, oder einer anderen Abteilung kracht.
Oftmals ist die vermeintlich einfachere, günstigere und schnellere Änderung letztendlich doch teuerer als eine standardkonforme Umsetzung mit Boardmitteln.

Ich habe genug Systeme gesehen, bei denen durch solche Änderungen ein Update oder Upgrade am Ende fast unmöglich war.
Oder es, jetzt mal auf das Beispiel bezogen im Auftrag zwar funktioniert, dann aber später bei Mahnung, OPplus, oder einer anderen Abteilung kracht.
Oftmals ist die vermeintlich einfachere, günstigere und schnellere Änderung letztendlich doch teuerer als eine standardkonforme Umsetzung mit Boardmitteln.

Auch da hast du natürlich recht.
Aber gegen unwissende ahnungslose Programmierer/ Berater, die mal eben irgend etwas programmieren ohne die Folgen zu bedenken, kannst du leider wenig tun. Davon gibt es leider genug, nicht nur bei unseren Kunden, sondern auch bei den Partnern und auch an ganz andren Stellen.

Aber wenn du das so siehst, dass man keine Anpassungen vornehmen soll, dann dürfte es keine Addons wie z.B. OPPlus geben. Denn auch die greifen stark ins System ein und können auch nicht so ohne weiteres in die Cloud umziehen.

Manche Branchen erfordern nun mal Anpassungen am Standard, deshalb hat man die Möglichkeit das zu tun, entweder individuell oder mit einem Branchenmodul. Davon leben wir NAV- Partner übrigens zu einem großen Teil.

Gruß Fiddi

....Jedes Handwerk hat normalerweise sein spezielles Werkzeug mit dem es seine Aufgaben effizient erledigen kann.

Was wir versuchen, ist jeden Anwender mit einem 1Kg Schlosserhammer glücklich zu machen. Unsere Aufgabe ist es diesen Hammer für die Anwender so zurecht zu feilen oder etwas dran zu schweißen, damit sie damit vernünftig arbeiten können. ....

Lieber Fiddi,

ich hoffe, es klingt nicht "arrogant" wenn ich jetzt sage, dass NAV nicht mehr für Handwerker geeignet ist. Ab einer bestimmten Grösse und Komplexität eines ERP-Systems, fallen bestimmte Nutzergruppen einfach durch das Raster. EDIT: Rest schick ich Fiddi per PM, da sonst der Rahmen gesprengt wird.

@ERP-Berater:

NAV wird sicherlich nicht vom Kleinsthandwerker angewendet. Der kommt mit Lexware u. für seine Branche geschriebener Software sicherlich besser klar die von einem lokalen Anbieter unterstützt wird .

Und ja, es ist ein wenig "arrogant" wenn man NAV-Anwender mit mehreren Mio. Euro Umsatz als Kleinsthandwerker bezeichnet.

Jeder ERP-Anwender, der ein Kundendirektgeschäft betreibt hat dieses Problem.
Egal ob es das Bekleidungshaus mit mehreren Filialen ist, bei dem die Kunden Ware zur Auswahl mitnehmen und später umtauschen, und nur die Differenz zu zahlen, der schon erwähnte Baumarkt, oder auch ein Autoteile- Händler,oder,oder,...

Kundenanforderungen sind oft so speziell und individuell, aber für deren Arbeitet eben essentiell.
Da einfach zu sagen, der Anwender ist zu dumm oder zu klein, ist eine wirkliche Arroganz von uns IT- Beratern, die wir uns besser nicht erlauben sollten.

Was soll denn ein Schmierstoff-/ Ölhändler sagen, der gerne NAV einsetzten möchte?
Der benötigt Funktionen, die es ihm ermöglichen Öle in KG einzukaufen und in Litern zu verkaufen. Das Problem dabei ist nur, dass sich der Umrechnungsfaktor von Lieferung zu Lieferung unterscheidet. Nur weil NAV das nicht kann, kann ich ihm die Software nicht anbieten?

Gruß Fiddi

Hallo,

Sofern man mit Warehouse Shipments und Picks arbeitet, ist es nicht moeglich so eine Rechnung zu erfassen.
Man sollte auch bedenken, wenn man so eine negative Rechnung erfasst, dass die originale Rechnung als "offen" in den Customer Ledger Entries bleibt und irgendwann das "Due Date" erreicht ist.

Als Alternative, erfuellt vielleicht die Funktion "Correct" oder "Create Corrective Credit Memo" in den Posted Sales Invoices die Anforderung.
Vorausgesetzt advanced Warehousing (Warehouse Shipment + Pick / Receipts + Put-Away) wird nicht verwendet.

PS: Sorry fuer englische Begriffe. Ich kenne die Deutschen nicht mehr.

(Bei "Laufkundschaft " bei uns im Handel handhaben wir es auch so dass wenn Artikel zurückgegeben werden, Minus Zeilen im VK Auftrag angelegt werden.
Bis NAV 3.70 war es bei uns auch möglich eine VK Rechnung ins Minus zu buchen(=Gutschrift). Wenn der VK Auftrag nun unterm Strich Minus aufweist, (passiert eigentlich nur bei Stammkunden),
wird der Auftrag Offen gehalten, bis der Kunde erneut etwas kauft, und das wird dem Auftrag hinzugefügt. Das führt allerdings zu der ein oder anderen Unschönheit.

Problematisch bei dem "Verkehrten Vorzeichen" finde ich später die Analyse der Posten, wo man schonmal durcheinander kommt wenn man z.B. ein VK mit +1, und -1, man aber auf Gutschriften Filtern möchte...

Es lässt sich bestimmt auch etwas entwickeln, womit die User Minus Zeilen eintragen können, und die Minus Zeilen vor Buchung Automatisch als Gutschrift rausgebucht werden, so stell ich mir das gerne vor.

Was auch schonmal gemacht wird VK Auftrag der unterm Strich Minus hat, in eine Gutschrift übernehmen.

Aber alles nicht so schön, ich hab es auch lieber "korrekt", aber zu umständlich für die User

Hallo fiddi,

das NAV das buchhalterisch korrekt macht mit Gutschrift und Rechnung ist ja nun ausführlich diskutiert und ich möchte meinen Buchhaltersenf nicht auch noch dazugeben

Es geht hier aus meiner Sicht auch eher um das Handling für den Anwender an der "Baumarktkasse". Da ist das natürlich wirklich unglücklich vom Standard in NAV her.

Ich würde empfehlen dafür eine separate Page zu bauen, die dann im Hintergrund in NAV 1 Gutschrift und 1 Rechnung aus dem Vorgang erstellt. Und schon sind alle glücklich

VG
Anke

Sofern man mit Warehouse Shipments und Picks arbeitet, ist es nicht moeglich so eine Rechnung zu erfassen.

Da muss ich dich leider korrigieren. Die Logistik kann das ohne Probleme (zumindest in NAV2015). Das einzige Problem ist das Buchen der Rechnung bzw. der Fibu- Buchblattzeile.

Man sollte auch bedenken, wenn man so eine negative Rechnung erfasst, dass die originale Rechnung als "offen" in den Customer Ledger Entries bleibt und irgendwann das "Due Date" erreicht ist.

Das tut eine Gutschrift auch, wenn sie nicht ausgezahlt wird. Und das wird auch dort gerne vergessen.

Gruß Fiddi

Ich würde empfehlen dafür eine separate Page zu bauen, die dann im Hintergrund in NAV 1 Gutschrift und 1 Rechnung aus dem Vorgang erstellt. Und schon sind alle glücklich

Das kann NAV schon nennt sich "Negative Zeilen Übertragen" auf der Auftragskarte.

Das ganze ist Abrechnungstechnisch blöd und scheitert (sogar mit Logistik), soweit ich das überblicken kann, nur an dieser einen Abfrage beim buchen des Fibubuchblattes beim Buchen der Rechnung. Sogar die Lieferung lässt sich ohne weiteres buchen. was es hinterher zu einem richtigen Problem werden lässt.

Gruß Fiddi

Sofern man mit Warehouse Shipments und Picks arbeitet, ist es nicht moeglich so eine Rechnung zu erfassen.

Da muss ich dich leider korrigieren. Die Logistik kann das ohne Probleme (zumindest in NAV2015). Das einzige Problem ist das Buchen der Rechnung bzw. der Fibu- Buchblattzeile.

Hi,

Ich habe meinen Beitrag nicht sonderlich ausfuerhlich beschrieben.
Wenn man Warehouse Shipments/Picks/Warehouse Receipts/Put-Away benutzt, dann hat man keine "Abkuerzung" mehr wenn man mit einer negativen Rechnungszeile bucht.
Die User muessten dann ins Warehouse Modul wechseln und das Shipment/Pick/Receipt/Put-Away buchen.

Wenn man Pick/Put-Away nutzt wird es unmoeglich fuer den Sachbearbeiter den Vorgang selbststaendig zu bearbeiten. In Pick/Put-Away ist es notwendig, den Bin-Code anzugeben. Meistens entscheidet der zustaendige Lagerarbeiter welcher Bin-Code zu waehlen ist.

Wenn man Pick/Put-Away nutzt wird es unmoeglich fuer den Sachbearbeiter den Vorgang selbststaendig zu bearbeiten. In Pick/Put-Away ist es notwendig, den Bin-Code anzugeben. Meistens entscheidet der zustaendige Lagerarbeiter welcher Bin-Code zu waehlen ist.

Rücknahme und Lieferung in einem Beleg würde ich mit Logistik auch nicht wirklich empfehlen, auch wenn mir Kunden einfallen, die auch das sicherlich machen würden, und für die das auch nützlich wäre.
Das hängt wie immer von dessen Organisation und Arbeitsweise ab. Hast du einen entscheidungsberechtigten Mitarbeiter an der Verkaufs-Theke stehen, der im Rücken sein logistisches Lager hat, das er selbst bedient, dann kann er das auch in einem Beleg ohne viel Bürokratie und vor allen Dingen Lauferei abwickeln.

Wie schon gesagt, es kommt immer darauf an.

Gruß Fiddi